粤音校友〔2018〕3号

第一章 总 则

第一条  为加强广东省星海音乐学院校友会（以下简称“校友会”）档案的科学管理，充分发挥档案在基金会管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等有关法规的精神，结合校友会具体情况，制定本办法。

第二条  档案工作的管理原则是：专项管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章 校友会档案管理基本内容

第三条 校友会档案是校友会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是校友会工作的基础，是校友会工作考查和研究的依据。

第四条 校友会的归档材料主要可分为四大类：第一类为登记材料，即校友会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括校友会会计核算和财务管理的材料，如会计凭证帐册、报表、审计报告等；第四类为校友会日常管理材料，包括理事会议材料、校友活动、校友数据等方面的材料。

第五条  档案管理人员的工作范围

（一）协助做好校友会各类档案的收集、整理和归档工作；

（二）定期对档案资料进行整理和维护工作，做到随时整理归档，随时补充新的内容，以保证档案的齐全完整，准确无误；

（三）按时间顺序、档案类别编写档案号；

（四）建立档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案须履行登记手续。校友会资料原则上不外借。外单位利用时，凭单位（部门）介绍信，经本校友会秘书长批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第三章 归档范围

第六条 上级主管部门印发、本校友会印发或工作中形成的，具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料：

1.登记管理机关和业务主管单位下发的与本校友会有关的决定、条例、规定、税务登记证、法人登记证、批复、通知等；

2.本校友会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项申请、报告；

3.本校友会的章程和各项管理制度；

4.本校友会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等；

5.本校友会的会计预算、财务报表和审计报告；

6.本校友会理事会成员和工作人员基本情况变更登记和备案表；

7.本校友会工作人员工资、福利及其任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的相关文件材料；

8.本校友会重要活动所产生的有纪念意义和凭证性的实物材料；

9.本校友会在民政厅登记的年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及相关音像资料；

10.其他具有保存价值的文件材料等。

第四章 其 他

第七条 校友会档案管理未尽事宜参照星海音乐学院相关档案管理规定执行。校友会每年将整理完善的档案移交至星海音乐学院档案室归档。

第五章 附 则

  第八条 本办法由校友会秘书处负责解释，自理事会批准之日起施行。